Workflows · Développé par Nanaka pour Dolibarr
NANAKA Tâches : vos processus tournent seuls, étape par étape.
Le principe
Un modèle, des dossiers, des tâches
Dessiné une fois, appliqué à chaque dossier, suivi jusqu’au bout.
Un modèle
Vous dessinez une fois la façon dont votre entreprise traite un dossier : les étapes, qui les fait, dans quel délai, et ce qui se passe selon les réponses.
Des instances
Chaque nouveau dossier lance le modèle : une facture reçue, un nouveau client, un ticket, une livraison. Chacun suit exactement le même chemin.
Des tâches
Les bonnes personnes reçoivent leurs tâches au bon moment, les documents et les e-mails partent seuls, les retards sont relancés.
L’éditeur
Vos processus, dessinés comme sur un tableau blanc
Un éditeur visuel, pas du code : ce qui est dessiné est ce qui s’exécute.
- Éditeur visuel BPMN
- La norme internationale de modélisation des processus : événements, tâches, décisions, branches parallèles, sous-processus.
- Plus de 40 types d’étapes
- Tâche à faire, validation, question posée à l’utilisateur, création d’un document Dolibarr, envoi d’e-mail, relance, appel à l’IA…
- Priorités et délais
- Chaque étape a son responsable, sa priorité et son délai en jours : l’échéance se calcule seule.
- Rattaché à Dolibarr
- Un workflow se lance sur un élément de Dolibarr, un tiers ou un ticket par exemple, ou de façon autonome, et retrouve l’élément à chaque étape.
- Déclenchement
- À la main, depuis le portail par les utilisateurs autorisés, ou sur un événement de Dolibarr.
- Modèles d’e-mails
- Des e-mails prêts, complétés avec les données du dossier, envoyés à l’étape voulue.
Exemples
Des workflows qui tournent déjà
Utilisés chaque jour sur notre propre Dolibarr, adaptables au vôtre.
Saisie des achats
La facture fournisseur est lue par l’IA ou saisie, le fournisseur identifié, les lignes associées aux produits, les prix contrôlés, puis la facture ou la commande créée et le stock mis à jour.
Édition des factures
Préparation, vérification et envoi des factures clients, avec les étapes de contrôle que vous exigez.
Arrivée d’un nouveau client
Les étapes d’accueil d’un nouveau client, de l’activation de son compte aux premiers documents : personne n’en oublie une.
Intervention sur ticket
Qualification, bon de commande, fiche d’intervention, réalisation, saisie des temps et clôture.
Contrôle des prix par l’IA
Vérification des prix d’achat et mise à jour des prix de revient, étape par étape.
Relance des impayés
Des plans de relance progressifs, déclenchés par l’échéance, avec les e-mails prêts à partir.
Suivi et relances
Plus aucun dossier oublié au fond d’une boîte mail
- Mes tâches : chacun voit ce qu’il a à faire, en cours, en attente et en retard, en liste ou en cartes.
- Calendrier des échéances de toutes les étapes.
- Suivi de chaque dossier : étape en cours, pourcentage d’avancement, historique.
- Retards visibles : les étapes en retard ressortent, et les relances partent selon vos règles.
- Depuis le portail : les équipes terrain lancent un workflow sans ouvrir Dolibarr.
La mise en place
On commence par un processus, celui qui coûte le plus.
Cartographie
Nous regardons avec vous comment un dossier circule aujourd’hui : qui fait quoi, où ça bloque.
Modélisation
Nous dessinons les premiers workflows dans l’éditeur, avec vous, sur vos vrais cas.
Essai sur de vrais dossiers
Quelques jours en parallèle de l’existant, puis ajustements.
Mise en service
Les équipes reçoivent leurs tâches ; vous suivez l’avancement de chaque dossier.
Autonomie
Nous vous formons à l’éditeur pour que vous fassiez évoluer vos processus vous-même.
Questions fréquentes
- Faut-il savoir programmer ?
- Non. Les workflows se dessinent dans un éditeur visuel. Nous construisons les premiers avec vous, puis vous pouvez les faire évoluer.
- Quelle différence avec les tâches de Dolibarr ?
- Une tâche Dolibarr est isolée. Un workflow enchaîne les étapes dans le bon ordre, choisit la suite selon les réponses, crée les documents, envoie les e-mails et relance les retards.
- Peut-on modifier un workflow en cours d’utilisation ?
- Un modèle actif est protégé : on le repasse en brouillon pour le modifier, puis on le réactive.
- Le module est-il utilisé en production ?
- Oui : nos propres achats, factures et interventions passent par NANAKA Tâches — plus de 500 workflows lancés sur notre Dolibarr.
Pour les projets et les tickets, voir aussi NANAKA Projet.